Lean Coffee - Die Methode für produktive Meetings

Nochmal ausführlich: Was ist Lean Coffee?

Beim Lean Coffee handelt es sich um ein effizientes und produktives Meeting ohne Tagesordnung. Die Teilnehmer versammeln sich, erstellen eine Agenda und beginnen zu reden. Die Gespräche sind zielgerichtet und produktiv, weil die Agenda für das Treffen demokratisch erstellt wurde. Es soll also wirklich nur das Minimum an Struktur vorhanden sein, welches wirklich für ein kohärentes und produktives Meeting notwendig ist. Nicht mehr, nicht weniger.

Wichtig ist, dass ein Lean Coffee freiwillig ist. Warum? Oft ist es doch so, dass Personen zu Meetings eingeladen werden, die selbst nichts dazu beizutragen und eigentlich Besseres zu tun haben.

Warum genau Lean Coffee?

Meetings werden oft als ein nicht zielführendes Übel angesehen. Das liegt an schlechten Erfahrungen mit zu oft stattfindenden Zeitfressern, die nachträglich als größtenteils sinnfrei empfunden werden und die Motivation für die kommenden Meetings senken.

Lean Coffee eignet sich vor allem für kleinere Gruppen. Häufig werden regelmäßige Treffen als Lean Coffee organisiert, das heißt „Jour fixe“-Zeit ist nun „Lean Coffee“-Zeit.

Ablauf eines Lean Coffee

Laden Sie zum Lean Coffee ein

Zuerst sollten natürlich alle notwendigen Teilnehmer eingeladen werden, doch wer genau ist das? Legen Sie erst das Nötigste fest: Mottos, Zeitraum und Ort. Anhand des Mottos ist schnell klar, wer Teilnehmer sein sollte. Schnell und einfach, oder? 

Betonen Sie unbedingt, dass die Teilnahme freiwillig ist und ein Fernbleiben nicht begründet werden muss. So kommen auch wirklich nur motivierte Personen zusammen, die Ideen und Themen mitbringen.

Themen sammeln

Da sich durch die freiwillige Basis des Lean Coffee nur motivierte Personen zusammengefunden haben, finden sich die Themen schnell, da viele Teilnehmer anhand des Mottos schon vorher Gedanken über wichtige Punkte gedacht haben werden.

Jede Person würde jetzt Klebezettel und Stift bekommen und seine Themen aufschreiben und auf den Tisch oder ein Whiteboard kleben. Würde? Ja, denn wir sind digital und durch die zunehmende Zahl von Remote Arbeitsplätzen verwenden wir das Tool Miro. Es handelt sich dabei um ein digitales Whiteboard auf dem alle Teilnehmer gleichzeitig digitale Klebezettel, Markierungen und Anmerkungen machen können und auch die Arbeit der anderen sehen.  Es eignen sich natürlich auch andere Tools wie z. B. https://leancoffeetable.com/ oder https://www.retrium.com/. Das klappt vom Handy, Tablet und PC.

Der Grund, warum alle Ideen gesammelt werden, ist, dass sich so einzigartige und teilweise geniale Punkte finden, an die vielleicht sonst nie gedacht worden wären.

Auf Themen festlegen 

Nach einigen Minuten ist klar, dass man das Sammeln der Themen abbrechen sollten. Nun kann jede Person einen kurzen stichpunktartigen Satz zur eigenen Idee schrieben, so verstehen die anderen, worum es geht. Dann wird demokratisch abgestimmt, wobei jedes Mitglied zwei Stimmen bekommt.

Diskutieren

Mittlerweile sollten nur Themen übrig geblieben sein, die wirklich wichtig sind und für die auch Motivation da ist, um produktiv und konstruktiv zu diskutieren. Wichtig: Ein Lean Coffee ist ein geschützter Raum. D. h. alles, was dort besprochen wird, bleibt auch dort. Und jeder kann frei sprechen! So bleiben die Gespräche auf Augenhöhe.

Vorteile und Grenzen von Lean Coffee

Die Vorteile eines Lean Coffee liegen klar auf der Hand. Es bedarf wenig Bürokratie, Planung und Organisation. Dazu sind die Diskussionen durch die Augenhöhe der Teilnehmer tiefer und ehrlicher.

Dem Lean Coffee sind allerdings auch Grenzen gesetzt, so wird bei großen Gruppen einiges schnell unübersichtlich, sodass wir bis zu sechs Teilnehmer empfehlen. Allerdings hängt das aber auch immer vom Thema ab. 

Es muss dem Veranstalter auch immer klar sein, dass er keine direkte Kontrolle über die Agenda hat und Themen vorschlagen kann, es aber nicht garantiert ist, dass alle Themen auch behandelt werden.

Welche Voraussetzungen müssen für Lean Coffee gegeben sein?

Für ein Lean Coffee braucht es nicht viel. Je nach der organisatorischen Form, ob remote oder vor Ort, müssen Schreibmaterialien oder PCs mit Internetverbindung gegeben sein. Wichtig ist ein guter Moderator, wenn Sie als Veranstalter nicht so fit darin sind, legen Sie sich auf ein anderes Mitglied des Lean Coffee fest.

Der Ursprung von Lean Coffee

Lean Coffee entstand 2009 in Seattle. Jim Benson und Jeremy Lightsmith wollten ein Kollektiv für Wissensarbeit bilden ohne dafür ein Verein oder eine andere Organisation zu gründen, die zum einen Bürokratie bedeutet und die Notwendigkeit von festgelegten Rollen innerhalb der Organisation bedeutet. Trotz des fehlenden Rahmens wollte man sich darauf verlassen, dass alle Mitglieder von sich aus auftauchen, um Wissen zu erlangen und zu teilen.

Die Webseite der Begründer des Lean Coffee finden Sie hier: www.leancoffee.org